1. Timemanagement


Foto van Wekker: http://www.sxc.hu/browse.phtml?f=download&id=1215187

Inleiding:Ook altijd aan het eind van de dag nog taken over? Zo ga je effectief om met je tijd.

1.1 Tips om beter met je tijd om te gaan

Effectief omgaan met je tijd kun je alleen als je zelf een systeem ontwikkeld om handig met je taken en verantwoordelijkheden om te gaan. Onderstaande tips helpen je op weg:

  1. Verzamel je informatie: Neem altijd een klein notitieboekje of iets anders mee en noteer daarin alle taken, afspraken, ideeën en projecten e.d. die in je opkomen. Doordat je ze opschrijft kun je ze niet meer vergeten, en zijn ze bovendien ook uit je hoofd.
  2. Verwerk je informatie: Controleer minstens eenmaal per dag alle binnengekomen zaken (e-mail, post, berichten op de voicemail en het antwoordapparaat), en maak je postvak elke keer leeg. Dit doe je als volgt: Beslis voor elk item of je er wat mee gaat doen (als dat niet meer dan twee minuten kost), het weggooit, delegeert, archiveert of het voor later in je agenda noteert. Duurt een taak langer dan vijf minuten, parkeer hem dan naar een moment wanneer je er tijd voor hebt.
  3. Maak een dag en weekplan: Stel je meest belangrijke taken elke dag en per week vast. Maak elke dag een lijstje van je een paar taken die je die dag gaat afhandelen. Dit voorkomt uitstelgedrag en geeft je bovendien een voldaan gevoel.
  4. Doen: Laat je niet afleiden en handel één taak tegelijk af. Daartoe moet je er eerst voor zorgen dat je door niets wordt afgeleid. Zet je emailprogramma, je mobiele telefoon en zo mogelijk je browser uit (sluit anders alle onnodige schermen ervan).
  5. Ruim op! Neem je kantoorplek onder handen, bekijk voor elk item, stapeltje, document wat er niet permanent thuishoort, archiveer dit (liefst digitaal!) of gooi het in het 'ronde archief'
  6. Een eenvoudig systeem opzetten: Houd eenvoudige to-do lijstjes bij en controleer die elke dag. Dit kan bijvoorbeeld in het zelfde notitieboekje als waar je je informatie in verzameld.
  7. Orde scheppen: Geef alles zijn plaats. Alle binnenkomende zaken gaan in een bakje IN. Vandaar gaan ze naar de verschillende lijstjes, een map ‘te doen’, of een map in je archiefsysteem. Overige zaken gaan naar het bakje UIT als je ze gaat delegeren, of verdwijnen in de prullenbak. Berg de dingen meteen op waar ze horen, zodat geen stapels ontstaan die je later moet uitzoeken. Dit houdt je bureau opgeruimd, zodat je je op je werk kunt concentreren.
  8. Controleren: Gewoonte: Controleer wekelijks uw systeem en de voortgang in het bereiken van uw jaarlijkse doelstellingen.
  9. 8. Verder vereenvoudigen: Breng je doelen en taken terug tot de essentie. Als je probeert alle binnenkomende taken snel af te handelen, kun je snel overbelast raken. Je kunt je dan onvoldoende op de belangrijke taken richten. Reduceer het aantal verplichtingen en de binnenkomende informatiestroom, door gebruik te maken van tip 2.

Wist je dat....
- Als iemand je stoort je 20 minuten nodig hebt om weer terug in je concentratie te komen?
- 80% van de resultaten die je boekt komen door 20% van je inspanningen?
- Een lege werkplek een leeg hoofd is?

Hoe het niet moet: Archiveren naar model van Het Bureau

'Dag meneer Hettema,' zei Maarten, hij stond op. 'Meneer Beerta is naar Middelburg.'
'Hij zal niet naar Middelburg zijn,' zei Buitenrust Hettema met een scheef lachje. Hij gaf Maarten een hand.
'Nee, maar ik was toevallig in de buurt en ik wou eigenlijk eens in je kaartsysteem kijken.'.
'Dat kan,' zei Maarten aarzelend. 'Wat wilt u weten?' ...
'Niet iets in het bijzonder. Het is meer om eens te kijken hoe het is opgezet... Welke indeling heb je gevolgd?' vroeg hij.
'Het heeft geen indeling. Het is een trefwoorden- catalogus.'
Hij trok een willekeurige bak open en schoof hem langzaam weer dicht. Buitenrust Hettema keek hem enigszins bevreemd aan.
'Maar dan heb je toch een lijst van trefwoorden?'
'Nee. In principe staat ieder woord erin.'
Buitenrust Hettema trok een la open en ging met zijn vingers door de fiches. Hij stokte. 'Ik zoek nu buxus, maar dat staat er niet in.'
'Een ogenblik, zei Maarten. Hij liep naar zijn machine, nam een rood fiche van een stapel, draaide dat erin, tikte linksboven buxus en daaronder, op de eerste regel, zie: palm en kwam met het fiche terug naar de bakken.
'Nu staat het erin,' zei hij terwijl hij het fiche op de opengemaakte plaats zette.
Voskuijl, Het Bureau, deel 1, 549-550

1.2 Tijd winnen door effectief te vergaderen

Nergens wordt er zoveel vergaderd als bij de overheid. En dat is goed, want dat betekent dat er ook over de afdelings- en departementsgrenzen overlegd wordt en dat de kans dat dingen dubbel worden gedaan kleiner wordt. Opvalt dat:
  • De vergadertijd bestaat voor 80% uit informatie uitwisseling.
  • Er wordt standaard 1 uur uitgetrokken.
  • Ze zijn regulier ingepland.

Face tot face meeten is lang niet altijd noodzakelijk. Vraag je bij elke vergadering die je inplant of deze echt nodig of, of dat het handiger is een belrondje te maken of een email te versturen. Wat ook helpt is: Ga staand vergaderen (dit leidt vaak tot korte effectieve vergaderingen) of organiseer een andere manier van informatie uitwisseling (email, discussiegroep op ambtenaar 2.0 oid).
Kom je er echt niet onderuit? Zorg er dan voor dat er voldoende tijd is voor de essentie (discussie,dialoog), vergeet als organisator het namenrondje en de naambordjes niet en stuur iedereen na afloop een email met de contactgegevens van de aanwezigen.

Links:


Artikelen
ARTIKEL: over Getting Things Done in Volkskrant op http://www.vkbanen.nl/carriere/738762/Zo-krijg-je-een-leeg-hoofd-en-meer-vrijheid-in-je-werk.htmlARTIKEL: Martijn Aslander in de Volkskrant (2009) over lifehacking: http://www.martijnaslander.nl/files/slimmer_werken.pdf
BOEK: Hulst, D. (2006). Tijdig van kantoor. Meer kwaliteit van werken door werkplekorganisatie, planning en efficient e-mailmanagement
BOEK: Martijn Aslander en andere lifehackers. 150 lifehackingtips Om slimmer en efficiënter te werken (gratis gedownload via www.lifehacking.nl)
BOEK: Wassenaar, Anja. (2009). Slimmer werken vanaf nu! Meer doen in minder tijd met meer aandacht en plezier.
(gratis gedownload via www.lifehacking.nl)
BOEK: Leo Babauta. Zen to done.