Flexibel werken en bereikbaar zijn


Foto:
http://www.sxc.hu/browse.phtml?f=download&id=1127845
of
http://www.sxc.hu/browse.phtml?f=download&id=791999
of foto van 29e verdieping OCW (duurzame en flexibele werkplek)

Inleiding:
Steeds vaker zul je niet meer een vaste werkplek op kantoor hebben, maar met collega's enkele flexibele werkplekken delen. Dat vraagt wel wat van je, want hoe kom je van dat oerwoud van dossiers af dat je had verzameld? En als je thuis werkt en net dat ene dossier nodig hebt? Maar het biedt ook kansen. Je kan ook thuis in de tuin werken en afspreken hoeft niet per se in dat kantoorgebouw: je ontmoet je collega's thuis, of bij die leuke koffietent op de hoek.

Je werkplek opruimen
Je kantoorplek binnen het Rijk gaat veranderen. Waar je vroeger wellicht nog je eigen kamer had, of in een kantoortuin zat, gaan we steeds vaker flexibel en tijds- en plaats onafhankelijk werken.
Daarbij past niet meer iedereen een vast bureau, maar verschillende werkplekken zoals: samenwerk-, ontmoetings- en concentratieplekken. Afhankelijk van je taak kies je een passende werkplek. Dit betekent ook dat je eigen ruimte om je spullen te verzamelen beperkt wordt. Soms krijg je een meter boekenkast en een eigen kastje en vaak is er een clean desk policy. Aan het eind van de dag moet het bureau waar je aan gewerkt hebt weer opgeruimd zijn voor de collega die er morgen aan gaat werken. Enkele tips om je bureau op te ruimen:

  • Bouw je eigen systeem. Alles wat je binnenkrijgt aan documenten, gaat in een bak en worden direct afgehandeld. In die zin dat je er of direct mee aan de slag gaat, het archiveert, in het ronde archief stopt :) of dat ze op je takenlijst komen.
  • Beperk je archief. Vraag je bij alles wat je wil archiveren of het echt nodig is, en of het ook digitaal kan. Scan het in, dan heb je het niet alleen op je werkplek voor handen, maar ook als je thuis werkt.
  • Lastig zijn boeken. Probeer je boekencollectie op de werkplek te beperken, of verzamel de boeken met collega's en zet ze in de koffiehoek, of breng ze naar de interne bibliotheek. Bedenk ook waar je het meeste leest, is dat thuis? Bewaar je boeken dan daar.

 Tips om te overleven op de flexibele werkplek
  • Zoek de plek op die het beste past bij jouw werkzaamheden van die dag/dat moment. Dus telefoneren op de samenwerkplek en aan een stuk werken op de concentratieplek. Wissel als dat nodig is, dan stoor je collega's niet onnodig;
  • Spreek met collega's af dat een werkplek max twee uur onbezet mag blijven;
  • Elke regel kent zijn uitzondering. Kun jij echt niet zonder vaste werkplek? Bespreek dit dan met je leidinggevende;

Wees bereikbaar

Flexibel werken, thuiswerken, of misschien wel in de zon op het terras werken betekent ook dat het belangrijk is dat je aangeeft hoe je collega's je kunnen bereiken:
  • Agenda etiquette
  • Werk je agenda consequent bij, plan ook reistijd tussen afspraken in.
  • Zet je agenda open voor collega's. Heb je ook persoonlijke afspraken in je outlook staan? Die kun je markeren zodat collega's de inhoud niet kunnen zien (screenprint outlook)
  • Overweeg je agenda te koppelen en te synchroniseren aan een online agenda op internet, zoals http://tungle.me of Google Calender waar iedereen inzicht in heeft

    Out of the office etiquette
  • Spreek met jezelf af dat je alle email binnen 48 uur beantwoord. Ben je langer dan 48 uur weg? Stel dan out of the office in. Niets vervelender dan: ik ben vandaag op een cursus en kan mijn mail niet checken.
  • Wel zinvol: in je out of the office zetten hoe je telefonisch bereikbaar bent, of via andere kanalen zoals twitter of yammer.
  • Geef in je Out of the Ofiice aan wanneer mensen een antwoord kunnen verwachten en welke alternatieve manieren er zijn om je te bereiken. Bijvoorbeeld:
    "Maandag 18 september ben ik weer aanwezig en kan ik mijn mail weer beantwoorden. Mocht u voor die tijd een antwoord nodig hebben, belt u dan naar mijn mobiel op @@@@@@@@, ook ben ik te bereiken via twitter: @bettyfeenstra
    "Maandag 18 september ben ik weer aanwezig en kan ik mijn mail weer beantwoorden. Mocht u voor die tijd een antwoord nodig hebben, neemt u tot die tijd contact op met mijn collega op @@@@@@@@

    Telefoonetiquette
  • Handel je voicemails en gemiste oproepen dagelijks af
  • Voicemail: Spreek je voicemail duidelijk in, en geef bijvoorbeeld ook aan dat mensen je een email kunnen sturen.
    Voorbeeldtekst: "Op dit moment kan ik mijn telefoon niet opnemen. Als u een boodschap achterlaat met uw telefoonnummer dan bel ik u terug. Of stuur een email naar jan.smit@rijksoverheid.nl, Smit met een t."
  • Gebruik ook tijdelijke voicemail. De meeste telefoonaanbieders kun je ook een tijdelijke voicemail instellen als je bijvoorbeeld op vakantie bent. Laat hier achter wanneer je weer terug bent en bij welke collega de beller terecht kan.
    Voorbeeldtekst "Tot 14 augustus ben ik op vakantie, daarna kan ik uw boodschap weer beantwoorden. Mocht er iets dringends zijn, neem dan contact op met mijn collega Sietske de Vries op telefoonnummer 06-51617262"

Flexibel afspreken

Ambtenaren overleggen veel. En dat is goed want afstemmen over de grenzen van je departement heen is belangrijk. Dat kan via skype, twitter of mail, maar soms is een Face 2 Face meeting ook wel prettig. Het project Ambtenaar voor de Toekomst ontwikkelde www.rijkslocaties.nl. Maar het zal nog wel even duren voordat alle rijksambtenaren terecht kunnen op een van de Rijkslocaties met hun Rijkspas en daar binnen hun Digitale Werkomgeving Rijk kunnen inloggen. Tot die tijd zijn er ook andere (goedkope) manieren om ergens in het land af te spreken.

Gratis locaties (@ indien internet beschikbaar is)

Tip!

Als je vanuit huis inlogt werk je soms in een beveiligde omgeving waarin internet 'niet werkt'. Je kunt toch surfen door een extra browser te openen, bijvoorbeeld naast Internet Explorer, Google Chrome of Mozilla. Vanuit Internet Explorer log je in op je werk omgeving, en met de andere browser surf je. Je wisselt tussen de schermen door de Alt toets en de Tab toets tegelijkertijd ingedrukt te houden.