Inleiding:
Veel mensen verdrinken in de enorme hoeveelheid e-mails die dagelijks binnenkomen. Dat hoeft niet. Ook al krijg je 100 e-mails per dag, alles is te handelen met een goed systeem.

Foto:
Snelweg:http://www.sxc.hu/browse.phtml?f=download&id=1157890
E-mail overload: http://www.sxc.hu/browse.phtml?f=download&id=1025355

Organiseer je inbox:
Ongetwijfeld heb je voor je mailbox al verschillende submappen. Handigst is om naast je submappen voor je elektronische archief ook je inbox onder te verdelen in een aantal submappen.
Bijvoorbeeld:

Indeling qua taak:
  • Uitvoeren: kost het minder dan twee minuten, doe iets dan meteen: dit kost minder tijd dan het in te delen in een apart mapje
  • Delegeren: iemand anders kan het beter doen
  • Uitstellen: dit kan later worden uitgevoerd
  • Archiveren: Met deze mail hoef je niets te doen, maar moet wel bewaard worden
  • Verwijderen: gooi mails weg waar je niet mee hoeft en die je ook niet hoeft te bewaren

Een andere indeling is de indeling van Covey (probeer de volgorde aan te houden bij het afwerken):
  • Belangrijk/ urgent
  • Belangrijk/ niet urgent
  • Niet belangrijk/ urgent
  • Niet belangrijk/ Niet urgent


2. Ruim een aantal keren per dag (bv 2-4 keer) tijd in om je inbox te checken, doe het alleen dan en verdeel de mails onder je submappen

Stel alle meldingen in Outlook uit
Een van de grootste afleidingen in Outlook zijn de verschillende mogelijk- heden die het programma biedt om je te laten weten dat je nieuwe mail hebt. Het is mogelijk om deze opties uit te zetten en zo weer wat meer rust op je desktop te krijgen. Wat moet je doen?Het is heel eenvoudig om de signalen uit te zetten: 1 Open Outlook. 2 Ga naar Extra, Opties. 3 Kies E-mailopties.4 Kies Geavanceerde e-mailopties. 5 Zet de volgende opties uit:
  • Een geluid afspelen.
  • Weergave van de muisaanwijzer kort wijzigen.
  • Een pictogram van een envelop weergeven.
  • Een waarschuwing voor nieuwe e-mail op het bureaublad.
Een andere mogelijkheid is om je Outlook compleet uit te zetten als je even lekker door wilt werken en niet gestoord wilt worden.

Stel Outlook regels in
Outlook kent de mogelijkheid om mails direct naar een map te verplaatsen bij binnenkomst. Dit vervuilt je inbox minder.
  • Dit kun je bijvoorbeeld met een trefwoord instellen. Mijn favoriete trefwoord is weekbericht. Alle weekberichten van de directeur, leidinggevenden en DG komen automatisch binnen in de map weekberichten. Deze lees ik eens per week, zo word ik niet steeds afgeleid maar ben ik toch op de hoogte van alle berichten uit het management.
  • Laat alle mailtjes die CC aan je worden gestuurd in een apart mapje binnenkomen, dit vervuilt je mailbox minder. Mails in CC worden vaak ter info gestuurd.

Sjablonen aanmaken voor veelgestuurde mailtjes
Maak een sjabloon in Outlook: 1 Open een nieuw mailtje (Ctrl+N). 2 Geef bij Aan het e-mailadres op waar de mail heen moet. 3 Geef bij Onderwerp een onderwerp op. 4 Typ de standaardtekst die je in dit sjabloon wilt gebruiken. 5 Klik daarna op de ronde Office-knop linksboven in het scherm. 6 Selecteer Opslaan als. 7 Geef bij Bestandsnaam op hoe je de sjabloon wilt noemen. 8 Kies dan bij Opslaan als voor Outlook-sjabloon. 9 Klik op Opslaan.


In aanvulling op genoemde is het ook nuttig eens een blik te werpen op de zogenaamde "Gettings Things Done" (GTD) methodiek naar het gelijknamige boek. Bijvoegde sheet vat de werkwijze aardig samen.