Het Document Management Systeem (DMS) is een belangrijk hulpmiddel in het streven naar een kleinere, slagvaardige Rijksoverheid. Een DMS is - in een notedop - een toepassing waarin documenten digitaal kunnen worden opgeslagen, geraadpleegd en beheerd. Met behulp van een DMS kunnen postverwerkings- en archiefprocessen binnen een organisatie (verder) worden gedigitaliseerd en vereenvoudigd, wat tot een snellere, efficiëntere manier van werken leidt.

Er zijn legio toepassingen van veel verschillende leveranciers, waarvan de bekendste zijn Decos, Corsa, SquareDMS, Hummingbird en TRIM. De basis van al deze verschillende toepassingen is in principe dezelfde: een (SQL) database met een gebruikersinterface die het mogelijk maakt records (documentregistraties) en digitale documenten toe te voegen, te raadplegen, te beheren en te wijzigen, afhankelijk van de (meestal vooraf gedefinieerde) toegangsrechten per gebruiker(sgroep).

Alles goed en wel voor informatiewerkers, maar wat kunnen eindgebruikers nu eigenlijk met dit systeem?
  1. Automatische briefnummering
    Veel organisaties gebruiken een numeriek systeem voor de referenties in de correspondentie (volgnummers, vaak aangevuld met jaartal en initialen of een afkorting). Met de automatische nummering van records (documentregistraties), doorgaans gekoppeld aan een documentsjabloon, wordt het de gebruiker gemakkelijk gemaakt een uniek kenmerk voor een uitgaande brief, fax, memo enz. aan te maken. De gebruiker hoeft slechts een document aan te maken in het binnen de organisatie gebruikte tekstverwerkingspakket.
    Het ouderwetse brievenboek hoort hiermee definitief tot het verleden.
  2. Relaties leggen tussen documenten
    Met een DMS is het op een vrij eenvoudige manier mogelijk, bij elkaar horende correspondentie aan elkaar te koppelen of relateren, zodat alle informatie over een specifiek onderwerp (zaak, project) wordt samengebundeld en gemakkelijk raadpleegbaar is.
  3. Digitaal archief
    Door het registreren van inkomende, uitgaande en interne post (ook e-mail) wordt vrijwel ongemerkt een volledig, logisch digitaal archief opgebouwd, dat vanaf elke werkplek raadpleegbaar is (mits de eindgebruiker over de juiste toegangsrechten of authorisaties beschikt).
  4. Versiebeheer
    Een DMS werkt met versiebeheer, dat het gemakkelijker maakt om met meerdere mensen aan documenten te werken en toch steeds het meest recente exemplaar te kunnen raadplegen.
  5. Documentair procesmanagement (workflow)
    Met een DMS wordt het hele documentaire proces inzichtelijk gemaakt. M.a.w.: documenten zijn door de organisatie heen te volgen omdat het DMS elke bewerking van het document bijhoudt. Vaak beschikt het DMS ook over een workflowmodule, waarmee het mogelijk is documenten aan medewerkers en/of afdelingen toe te wijzen en behandeltermijnen te bewaken. Het DMS wordt meestal ingericht volgens de werkprocessen binnen de (overheids)organisatie. De neerslag van deze werkprocessen - de documenten - wordt opgeslagen in het DMS.

Net als dat voor andere systemen geldt, plaatst ook een DMS de eindgebruiker regelmatig voor een uitdaging. De nodige ondersteuning is vereist om een uniforme manier van werken te garanderen, het gebruik van het systeem te promoten en ervoor te zorgen dat het door iedereen optimaal wordt gebruikt. Aan de andere kant wordt van de eindgebruiker een investering in tijd en energie gevraagd (die per gebruiker verschillend is) en enige zelfwerkzaamheid. Met deze relatief kleine investering is een DMS een krachtig gereedschap voor een veel productievere manier van werken, die helemaal in deze tijdsgeest past.
De overgang naar een digitale manier van werken vereist ook een mentaliteitsverandering. De manier van werken verandert immers zó drastisch, dat een flexibele instelling en aanpassingsvermogen zowel voor informatiewerkers als eindgebruikers van groot belang is. Veel eindgebruikers voelen zich geïntimideerd door een DMS en begrijpen niet goed wat er van ze verwacht wordt.

Hieronder volgen een paar tips en trucs om (beter) te leren omgaan met de digitalisering binnen de (overheids)organisatie en met een DMS te leren werken.

  1. Laat je niet afschrikken door "weer een nieuw systeem"! Tenslotte heb je ooit ook eens met je e-mailprogramma leren omgaan en dat heeft vast inmiddels ook geen geheimen meer voor je.
  2. Wees overtuigd van het doel van de toepassing: het op één centrale plaats verzamelen van alle voor jouw werk relevante informatie en het kunnen raadplegen van die informatie vanaf iedere werkplek (en vaak zelfs vanuit huis).
  3. Natuurlijk, er wordt een investering in tijd en energie van je verwacht (je bent vast en zeker gevraagd een cursus te volgen om met het DMS om te leren gaan, of er is iemand bij je langsgekomen op je werkplek om je het systeem uit te leggen), maar je zult merken dat het gebruik van een DMS je veel tijd zal besparen.
  4. Maak gebruik van alle ondersteuning die het DMS je biedt: bestudeer de handleiding die je ongetwijfeld hebt gekregen, en raadpleeg het Help-bestand van de toepassing eens. Je zult zien dat je er nooit alleen voor staat. Neem contact op met de functioneel beheerder van het DMS voor extra ondersteuning, of raadpleeg het intranet.
  5. Realiseer je dat wat je in het DMS registreert, ook weer gemakkelijk raadpleegbaar moet zijn. Wees dus secuur bij het registreren en gebruik onderwerpen en termen die binnen jouw organisatie(onderdeel) gangbaar en herkenbaar zijn. Houd er rekening mee dat wat voor jou misschien vanzelfsprekend is, voor een ander onvindbaar kan zijn. Geef een documentregistratie zo veel mogelijk onderscheidende kenmerken mee, maar wees kort en precies in de beschrijving van het bestand. De afdeling DIV of de DIM-ondersteuning binnen je organisatie(onderdeel) kan je hiermee helpen.
  6. Leg verbanden: als je reageert op een document, zorg dat je daaraan refereert. Als je daartoe geautoriseerd bent, kun je koppelingen maken in het DMS tussen een inkomend document en jouw uitgaande reactie daarop.




Meer lezen: